Regulamin udzielania zamówień

28 Czerwiec 2017

REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
w Spółdzielni Mieszkaniowej METALOWIEC w Gorzowie Wlkp.
zwany dalej „Regulaminem”

§ 1 Zasady ogólne

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień na roboty budowlane, roboty innego rodzaju, dostawy towarów i świadczenie usług zwanych dalej „zamówieniami”.
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
    1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości,
    2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
5. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:
    1) Zarząd Spółdzielni
    2) inni pracownicy Spółdzielni w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Dział Techniczny Spółdzielni szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:
    1) czy wydatek ma pokrycie finansowo-rzeczowe w planie remontów.
    2) w jakiej formie odbędzie się wyłanianie wykonawcy
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, z podatkiem od towarów i usług.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
    1) analizy cen rynkowych;
    2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
    3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.
5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych.
6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej (Załącznik nr 1) i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
    1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców (Załącznik nr 2),
    2) odpowiedzi cenowe wykonawców,
    3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
    4) kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.

§ 3 Wszczęcie procedury

1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez Dział Techniczny do Zarządu Spółdzielni (Załącznik nr 3).
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
    1) opis przedmiotu zamówienia,
    2) informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,
    3) szacunkową wartość zamówienia w złotych,
    4) wskazanie źródła finansowania,
    5) informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu remontów – w złotych,
    6) proponowany sposób wyboru wykonawcy.
Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie remontów wniosek podlega zatwierdzeniu przez Zarząd.

§ 4 Tryb udzielania zamówień

1. Drobne roboty budowlane, roboty innego rodzaju, dostawy towarów i świadczenie usług, których wartość nie przekracza kwoty 5.000 zł realizowane są w formie zlecenia, udzielanego przez Prezesa Zarządu.
2. Udzielenie zamówień, których wartość przekracza kwotę 5.000 zł, jest każdorazowo poprzedzone wyborem wykonawcy według jednego z poniższych trybów:
    a) zamówienie z wolnej ręki
    b) negocjacje
    c) przetarg.
3. Każdorazowo decyzję o wyborze trybu postępowania podejmuje Zarząd Spółdzielni. Zawsze może to być forma wyższa niż wynikająca z kryteriów stosowania danego postępowania opisanych niżej w regulaminie.

§ 5 Zamówienie z wolnej ręki

1. Zamówienie z wolnej ręki to tryb, w którym Spółdzielnia udziela zamówienia po negocjacjach z jednym wybranym wykonawcą lub dostawcą.
2. Przesłankami do stosowania zamówienia z wolnej ręki może być jedna z następujących okoliczności:
    a) wartość zamówienia nie przekraczająca 15.000 zł,
    b) istnieje i znany jest tylko jeden potencjalny wykonawca lub dostawca,
    c) przedmiotem są nietypowe badania, opinie, ekspertyzy,
    d) zachodzą niespodziewane zdarzenia bądź nie dające się wcześniej przewidzieć okoliczności ( np. awarie), które zmuszają do natychmiastowej realizacji zamówienia,
    e) dwukrotnie wszczęte postępowania w trybie opisanym w paragrafach poprzedzających nie przyniosło rozstrzygnięcia.
3. Forma zaproszenia do negocjacji w tym trybie jest dowolna.

§ 6 Negocjacje

1. Negocjacje stosujemy przy wyborze wykonawcy, gdy wartość zamówienia przekracza 15.000 zł.
2. Do negocjacji Spółdzielnia zaprasza zainteresowanych poprzez wysłanie informacji do minimum trzech wykonawców.
3. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego.
4. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego jest obowiązkowe w przypadku udzielania zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 100.000 zł.
5. Zaproszenie do negocjacji powinno zawierać co najmniej informacje o:
    a) rodzaju i ilości zamawianych, robót, dostaw czy usług,
    b) miejscu i terminie realizacji zamówienia,
    c) warunkach jakie należy spełnić, aby być dopuszczonym do udziału,
6. Tryb ten składa się z dwóch etapów:
    I etap (wstępny): Oferenci składają oferty podając czynniki cenotwórcze bądź określają wartość ryczałtową; komisja wybiera firmy, których propozycje są najkorzystniejsze, następnie wybrane w ten sposób firmy przechodzą do drugiego etapu;
    II etap (ostateczny): z Oferentami wybranymi w pierwszym etapie przeprowadza się negocjacje po których Komisja dokonuje wyboru Wykonawcy.

§ 7 Przetarg

1. Przetarg (lub negocjacje) stosujemy przy wyborze wykonawcy, gdy wartość zamówienia przekracza 150.000zł.
2. Do udziału w przetargu Spółdzielnia zaprasza wszystkich zainteresowanych poprzez:
a) ogłoszenie na stronie internetowej,
b) wysłanie informacji do minimum trzech wykonawców.
3. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać co najmniej informacje o:
a) rodzaju i ilości zamawianych, robót, dostaw czy usług,
b) miejscu i terminie realizacji zamówienia,
c) warunkach jakie należy spełnić, aby być dopuszczonym do udziału,
d) sposobie uzyskania obowiązkowej przy tym trybie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),
e) terminie, do którego można składać oferty i terminie wpłaty wadium,
f) miejscu składania ofert,
g) zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru
wykonawcy oraz prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyny.
4. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zatwierdza Zarząd Spółdzielni.

§ 8 Kryteria wyboru wykonawcy

Kryteriami wyboru wykonawcy są cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:
    1) jakość,
    2) funkcjonalność,
    3) parametry techniczne,
    4) aspekty środowiskowe,
    5) aspekty społeczne,
    6) aspekty innowacyjne,
    7) koszty eksploatacji,
    8) serwis,
    9) termin wykonania zamówienia,
    10) doświadczenie wykonawcy,
    11) poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy,
    12) okres gwarancji

§ 9 Udzielenie zamówienia

1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.
2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy, komisja przedstawia Zarządowi protokół z wyboru (Załącznik nr 4) i wnioskuje o udzielenie zamówienia.
3. Protokół z wyboru zawiera w szczególności:
    a) szacunkową wartość zamówienia w złotych,
    b) informacje o sposobie wyboru wykonawcy,
    c) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru,
    d) cenę wybranej oferty.
4. Do protokołu z wyboru należy dołączyć dokumentację na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy.
5. Po dokonaniu akceptacji wniosku o udzielenie zamówienia (zawartego w protokole
z wyboru) przez Zarząd, komisja przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji głównego księgowego oraz radcy prawnego jeśli umowa jest nietypowa.
6. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje Zarząd Spółdzielni.
7. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.
8. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano po ogłoszeniu zapytania na stronie internetowej to informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się również na stronie internetowej zamawiającego niezwłocznie po zawarciu umowy. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano po wysłaniu zapytania do potencjalnych wykonawców to informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe.
9. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy.

§ 10 Zasady dokumentacji

Komisja dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 2.
Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje Dział Techniczny przez okres co najmniej do czasu zakończenia lustracji obejmującej rok sporządzenia protokołu.

§ 11 Odstąpienie od stosowania Regulaminu

 

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zarząd może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 .
2. Odstąpienie od stosowania Regulaminu, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci decyzji Zarządu (Załącznik nr 5), zanotowanej w protokole z posiedzenia Zarządu. W decyzji Zarządu należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Decyzję Zarządu przechowuje się przez okres co najmniej do czasu zakończenia lustracji obejmującej rok sporządzenia protokołu.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 12 Postanowienia końcowe

1. Regulaminu został przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej nr 28/2016 z dnia 26.10.2016 r. i wchodzi w życie z dniem 01.01.2017 r.
2. Z dniem 01.01.2017 r. traci moc dotychczasowy Regulamin udzielania zamówień na roboty budowlane, roboty innego rodzaju, dostawy towarów i świadczenie usług w Spółdzielni Mieszkaniowej „Metalowiec” Gorzowie Wlkp., zatwierdzony Uchwałą Rady Nadzorczej nr 3/2012 z dnia 20 lutego 2012r z późniejszymi zmianami.

POWRÓT