REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

w Spółdzielni Mieszkaniowej METALOWIEC

zwany dalej „Regulaminem”  

§ 1 Zasady ogólne

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane w Dziale Technicznym Spółdzielni, zwanych dalej „zamówieniami”.
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

• zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości,
• racjonalnego gospodarowania środkami Spółdzielni, w tym zasady wydatkowania środków w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
5. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:

• Zarząd Spółdzielni
• inni pracownicy Spółdzielni w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Dział Techniczny Spółdzielni szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

• czy wydatek ma pokrycie finansowo-rzeczowe w planie remontów,
• w jakiej formie odbędzie się wyłanianie wykonawcy.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług – wartość netto.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

• analizy cen rynkowych;
• analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
• analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego, bądź w oparciu o rodzaj, zakres i ilość robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.
5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych.
6. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

• zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
• wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
• kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.

§ 3 Tryb udzielania zamówień

1. Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza jednorazowej kwoty 15.000,00 zł netto realizowane są w formie zlecenia, udzielane przez Prezesa Zarządu.
2. Do udzielenia zamówienia o których mowa w ust. 1 stosuje się ogólną regułę wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
3. Udzielenie zamówień, których wartość przekracza kwotę 15.000,00 zł netto, jest każdorazowo poprzedzone wyborem wykonawcy według jednego z poniższych trybów:
4. zamówienie klasyczne
5. przetarg
6. zamówienie z wolnej ręki
7. Każdorazowo decyzję o wyborze trybu postępowania podejmuje Zarząd Spółdzielni. Zawsze może to być forma wyższa niż wynikająca z kryteriów stosowania danego postępowania opisanych niżej w regulaminie.

§ 4 Zamówienia klasyczne

1. Zamówienia klasyczne stosujemy przy wyborze wykonawcy, gdy wartość zamówienia przekracza 15.000,00 zł netto, lecz nie więcej niż 200.000,00 zł netto.

2. Do udziału w zamówieniu klasycznym Spółdzielnia zaprasza zainteresowanych poprzez wysłanie informacji do minimum trzech wykonawców i/lub zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego.
3. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego.
4. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej informacje o:
5. rodzaju i ilości zamawianych, robót, dostaw czy usług,
6. miejscu i terminie realizacji zamówienia,
7. warunkach jakie należy spełnić, aby być dopuszczonym do udziału,
8. Dopuszcza się negocjacje cen i pozostałych parametrów oferty z Wykonawcami, którzy złożyli oferty.

§ 5 Przetarg

1. Przetarg stosujemy przy wyborze wykonawcy, gdy wartość zamówienia przekracza 200.000,00 zł netto.
2. Do udziału w przetargu Spółdzielnia zaprasza wszystkich zainteresowanych poprzez:
3. ogłoszenie na stronie internetowej,
4. wysłanie informacji do minimum trzech wykonawców.
5. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać co najmniej informacje o:
6. rodzaju i ilości zamawianych, robót, dostaw czy usług,
7. miejscu i terminie realizacji zamówienia,
8. warunkach jakie należy spełnić, aby być dopuszczonym do udziału,
9. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),
10. terminie, do którego można składać oferty i terminie wpłaty wadium,
11. miejscu składania ofert,
12. zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyny.
13. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zatwierdza Zarząd Spółdzielni.
14. Dopuszcza się negocjacje cen i pozostałych parametrów oferty z Wykonawcami, którzy złożyli oferty.

§ 6 Zamówienie z wolnej ręki

1. Zamówienie z wolnej ręki to tryb, w którym Spółdzielnia udziela zamówienia po negocjacjach z jednym wybranym wykonawcą lub dostawcą.
2. Przesłankami do stosowania zamówienia z wolnej ręki może być jedna z następujących okoliczności:
3. istnieje i znany jest tylko jeden potencjalny wykonawca lub dostawca,
4. przedmiotem są nietypowe badania, opinie, ekspertyzy,
5. zachodzą niespodziewane zdarzenia bądź nie dające się wcześniej przewidzieć okoliczności (m.in. awarie), które zmuszają do natychmiastowej realizacji zamówienia,
6. dwukrotnie wszczęte postępowania w trybie opisanym w paragrafach poprzedzających nie przyniosło rozstrzygnięcia.
7. Forma zaproszenia do negocjacji w tym trybie jest dowolna.

§ 7 Kryteria wyboru wykonawcy

• jakość,
• funkcjonalność,
• parametry techniczne,
• aspekty środowiskowe,
• aspekty społeczne,
• aspekty innowacyjne,
• koszty eksploatacji,
• serwis,
• termin wykonania zamówienia,
• doświadczenie wykonawcy,
• poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy,
• okres gwarancji

§ 8 Udzielenie zamówienia

1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.
2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy, komisja przedstawia Zarządowi protokół z wyboru i wnioskuje o udzielenie zamówienia z wybranym Wykonawcą.
3. Protokół z wyboru zawiera w szczególności:
4. kwotę przeznaczoną na realizację danego zamówienia,
5. informacje o sposobie wyboru wykonawcy,
6. nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru,
7. cenę wybranej oferty.
8. Do protokołu z wyboru należy dołączyć dokumentację, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy.
9. Po dokonaniu akceptacji wniosku o udzielenie zamówienia (zawartego w protokole z wyboru) przez Zarząd, Dział odpowiedzialny merytorycznie przygotowuje projekt umowy.
10. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje Zarząd Spółdzielni.
11. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.

§ 9 Zasady dokumentacji

1. Komisja dokumentuje czynności przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 2.
2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje Dział Techniczny przez okres co najmniej do czasu zakończenia lustracji obejmującej rok sporządzenia protokołu.

§ 10 Odstąpienie od stosowania Regulaminu

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zarząd może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Odstąpienie od stosowania Regulaminu, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci decyzji Zarządu, zanotowanej w protokole z posiedzenia Zarządu. W decyzji Zarządu należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Decyzję Zarządu przechowuje się przez okres co najmniej do czasu zakończenia lustracji obejmującej rok sporządzenia protokołu.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Regulaminu został przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej nr 14/2022 z dnia 12.2022 r. i wchodzi w życie z dniem 01.01.2023 r.
2. Z dniem 31.12.2022 r. traci moc dotychczasowy Regulamin udzielania zamówień w Spółdzielni Mieszkaniowej METALOWIEC w Gorzowie Wlkp., zatwierdzony Uchwałą Rady Nadzorczej nr 28/2016 z dnia 26.10.2016 r. z późniejszymi zmianami.